VEDTEKTER

§ 1 - Definisjoner

• Styret: Styret i Grøm Rotaryklubb
• Styremedlem: Et medlem av styret i klubben.
• Medlem: Et ordinært medlem, og ikke et æresmedlem.
• Beslutningsdyktighet: Minsteantallet av medlemmer som må være til stede ved en avstemning i medlemsmøter: ⅓ av klubbens medlemmer, i styremøter: Et flertall av styrets medlemmer. 
• RI: Rotary International.
• År: 12-månedersperioden som starter 1. juli.

§ 2 - StyreT

Styrende organ for klubben er styret med følgende sammensetning (minimum):

• Presidenten
• Siste avgåtte president (IPP)
• Neste president (president-elect)
• Sekretær
• Kasserer

I tillegg kan klubben velge et antall styremedlemmer etter behov.

§ 3 - Valg og varighet av tjenestetid

(1) - En måned før valget nominerer medlemmene kandidater til vervene som president, visepresident, sekretær, kasserer og andre ledige styreverv. Nominasjonene kan presenteres av en nominasjonskomité eller av medlemmene direkte på møtet, eller etter begge alternativene.

(2) - Den kandidaten som får et flertall av de avgitte stemmer for hvert verv, blir erklært valgt til det vervet.

(3) - Hvis  en  tillitsvalgt  eller  styremedlem  fratrer  hans  eller  hennes  verv,  vil  de resterende styremedlemmene utpeke en erstatter.

(4) - Hvis en påtenkte (valgt, men ikke tiltrådt) tillitsvalgt (officer-elect) eller påtenkt styremedlem fratrer sin posisjon, utpeker de gjenværende medlemmer av det påtenkte styret en erstatter.

(5) - Valgperioden for de ulike verv i styret er ett år. Det velges også revisor med tjenestetid ett år. Revisor kan ikke være medlem av styret.

§ 4 - De tillitsvalgtes plikter

(1) - Presidenten leder klubb- og styremøter.

(2) - Siste avgåtte president gjør tjeneste som styremedlem.

(3) - Neste president forbereder sitt presidentår og gjør tjeneste som styremedlem. 

(4) - Et medlem av styret leder klubb- og styremøter når presidenten er fraværende. 

(5) - Et styremedlem deltar på klubb- og styremøter.

(6) - Sekretæren har ansvaret for medlems- og frammøteoversikten og rapporteringer til distriktet og RI.

(7) - Kassereren fører regnskap med jevnlig rapportering, foretar betalinger og krever inn kontingent og andre tilgodehavender. Se forøvrig under § 9 Finanser. Kasserer ajourfører opplysninger i Enhetsregisteret i Brønnøysund.

§ 5 - Møter

(1) - Årsmøte/valgmøte: Klubbens årsmøte skal holdes senest 31. desember for valg av de tillitsvalgte og styremedlemmer som skal tjenestegjøre i det neste rotaryåret.

(2) - Klubben har sine møter hver onsdag kl. 19:00 i klubbens lokaler i BEMA-bygget i Grimstad. Melding/beskjed om endringer eller avlysning av et regulært møte skal gis til alle klubbmedlemmer.

(3) - Styremøter holdes normalt hver måned. Ekstraordinære styremøter besluttes og innkalles av presidenten eller etter krav fra to styremedlemmer. Komitélederne kan evenetuelt innkalles til styremøter etter behov for å orientere styret.

§ 6 - Kontingent

Den årlige kontingenten fastsettes av styret. Den innbetales halvårlig og kreves inn i juli og januar. 

Årskontingenten inkluderer avgiften til Rotary International, abonnement på Rotary Norden, kontingent til distriktet, kontingent til klubben og eventuelle andre pålagte kontingenter til Rotary International eller distriktet. Kr 400,- av kontingenten skal avsettes årlig til klubbens fond for tjenesteprosjekter (se § 9 Finanser).

§ 7 - AvstemningsregleR

Avstemninger  i  klubben  skal  foregå  ved muntlig stemmegivning (akklamasjon) eller håndsopprekning. Om et medlem krever det, kan valgene av tillitsvalgte skje ved skriftlig stemmegivning. Styret kan også kreve skriftlig votering ved avstemning av enkelte resolusjoner.

§ 8 - Komitéer

(1) - Klubbkomitéene samordner sine aktiviteter for å nå klubbens årlige og langsiktige mål. Grøm Rotary klubb har følgende komitéer:

• Kameratskapskomité: Ansvar for arrangementer med sosialt samvær (Grømkvelder)
• Programkomité: Bestemme klubbens møteprogram
• Medlems- og rekrutteringskomité: Medlemsutvikling
• Nasjonal- og servicekomité: Ansvar for klubbens lokale prosjekter
• Internasjonal komité:  Ansvar for klubbens internasjonale prosjekter, bl.a. samarbeid med Rotary Club og Colombo Regency, Sri-Lanka

(2) - Presidenten er selvskrevet medlem av alle komitéer, og som sådan, har presidenten de samme rettigheter som øvrige komitémedlemmer.

(3) - Hver komitéleder er ansvarlig for de regulære møter og aktiviteter i komitéen, har tilsyn med og koordinerer dens arbeid, og rapporterer til styret om alle komitéens aktiviteter.

§ 9 - Finanser

(1) - Før hvert regnskapsår starter skal styret utarbeide et årsbudsjett over forventede inntekter og utgifter.

(2) - Kassereren setter klubbens midler i en bank eller annen finansiell institusjon som styret velger. Klubben har en driftskonto og to fondskonti. Bruk av fondsmidler bestemmes av styret. Kameratskapskomitéen har eget regnskap.

(3) - Regninger skal betales av kassereren eller en annen autorisert tillitsvalgt utpekt av Styret.

(4) - Klubbens revisor skal en gang i året gjennomgå alle transaksjoner.

(5) - Klubbmedlemmene skal motta klubbens årsregnskap.

(6) - Klubbens regnskapsår går fra 1. juli til 30. juni.

§ 10 - Regler for valg av medlemmer

(1) - Et medlem foreslår for styret en kandidat til medlem i klubben, eller en annen klubb foreslår et av sine tidligere medlemmer eller medlem til overføring.

(2) - Medlems- og klassifikasjonskomitéen skal vurdere forslaget, og innstille overfor styret. Styret godkjenner eller avslår kandidatens medlemskap innen 30 dager og meddeler forslagsstilleren sin beslutning.

(3) - Hvis styret godkjenner kandidatens medlemskap, inviteres det eventuelle medlemmet til klubben.

§ 11 - Endringer

Disse vedtektene kan endres på et hvilket som helst regulært klubbmøte. Endring av klubbens vedtekter krever at skriftlig melding er sendt til alle medlemmer 10 dager før møtet, at møtet er beslutningsdyktig ved behandlingen, og at to tredeler av avgitte stemmer støtter endringen. Endringer av disse vedtektene må være i overensstemmelse med Standard Club Constitution, the Rotary International Constitution and Bylaws og the Rotary Code of Policies.